MAKALAH
RENCANA
STRATEGIS
PERPUSTAKAAN 5
TAHUN
OLEH :
SITI FARIDAH,
S.Pd.I
i
|
KATA PENGAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha
Esa karena dengan rahmat, karunia, serta taufik dan hidayah-Nya kami dapat
menyelesaikan makalah tentang Rencana Strategis 5 Tahun Perpustakaan ini
meskipun banyak kekurangan didalamnya. Dan juga kami berterima kasih kepada
semua pihak yang telah memberikan tugas ini kepada kami.
Kami sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam
rangka menambah wawasan serta pengetahuan kita mengenai Rencana Strategis 5
Tahun Perpustakaan, kami juga menyadari sepenuhnya bahwa di dalam makalah ini
terdapat kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, kami berharap
adanya kritik, saran dan usulan demi perbaikan makalah yang telah kami buat di
masa yang akan datang, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa saran
yang membangun.
Semoga makalah sederhana ini dapat dipahami bagi
siapapun yang membacanya. Sekiranya laporan yang telah disusun ini dapat
berguna bagi kami sendiri maupun orang yang membacanya. Sebelumnya kami mohon
maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang kurang berkenan dan kami memohon
kritik dan saran yang membangun demi perbaikan di masa depan.
Tegal, Juli 2015
Penyusun
ii
|
DAFTAR ISI
Halaman
|
||||
HAALAMAN
JUDUL
|
i
|
|||
KAATA
PENGANTAR
|
ii
|
|||
DAFTAR
ISI
|
iii
|
|||
BAB
I
|
PENDAHULUAN
|
1
|
||
I.1
|
Latar
Belakang
|
1
|
||
I.2
|
Rumusan
Masalah
|
2
|
||
I.3
|
Tujuan
|
2
|
||
BAB
II
|
PEMBAHASAN
|
3
|
||
II.1
|
Pengertian
Perencanaan Strategis
|
3
|
||
II.2
|
Proses
Perencanaan Strategis
|
6
|
||
II.3
|
Rencana Anggaran Biaya Perpustakaan Madrasah Tsaniyah Hidayatusshibyan
|
9
|
||
II.4
|
Pandangan terhadap Renstra perpustakaan Madrasah Tsaniyah
Hidayatusshibyan
|
11
|
||
13
|
||||
BAB
III
|
PENUTUP
|
13
|
||
III.1
|
Kesimpulan
|
13
|
||
III.2
|
Saran
|
|||
DAFTAR
PUSTAKA
|
15
|
|||
|
BAB I
PEDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Rencana strategis
merupakan salah satu aspek manajemen bagi sebuah organisasi manapun, termasuk
perpustakaan. Perpustakaan bukanlah organisasi atau institusi yang berdiri
sendiri dalam ruang hampa tanpa pengaruh lingkungan sekitar. Sebagai organisasi
yang berkecimpung dalam bidang pengolahan, penyimpanan dan penyebaran informasi
perpustakaan seharusnya sadar akan perkembangan dan perubahan yang terjadi
sehingga perpustakaan dapat terus bertahan dan bermanfaat bagi penggunanya.
Rencana strategis perpustakaanlah sebagai penentu kemajuan dan kesuksesan
perpustakaan dimasa yang akan datang. Dengan adanya rencana strategi ini
perpustakaan memiliki landasan pijakan untuk kedepannya.
Perencanaan strategis
harus dilaksanakan dengan benar agar tujuan utama dari perpustakaan dapat
tercapai dan tepat pada sasarannya. Keberhasilan tersebut akan mengoptimalkan
layanan, layanan yang optimal akan mempuat kualitas sebuah perpustakaan
meningkat. Perencanaan strategi juga akan membantu perpustakaan untuk mengukur
dan mengenali kemampuan-kemampuan, menggali semua potensi yang dimiliki
perpustakaan tersebut guna meningkatkan layanan perpustakaan dimasa yang akan
datang.
Perpustakaan Madrasah
Tsaniyah Hidayatusshibyan harus memiliki rencana strategis guna mengenali
potensi yang ada serta mengetahui kelemehan yang dimiliki, maka dilakukan
evaluasi untuk perubahan yang dilakukan agar visi,misi serta tujuannya
tercapai. Agar fungsi manajemen Perpustakaan Madrasah Tsaniyah Hidayatusshibyan
berjalan dengan baik guna membengun perpustakaannya yang di inginkan yang
mengacu kepada keberhasilan visi dan misi sekolah.
1
|
I.2 Rumusan Masalah
Bagaimana
rencana strategi perpustakaan Madrasah Tsaniyah Hidayatusshibyan?
I.3 Tujuan Penulisan
Mengetahaui
renstra Perpustakaan Madrasah Tsaniyah Hidayatusshibyan serta mengenali
aspek-aspek yang ada dalam renstra tersebut.
BAB II
PEMBAHASAN
II.1 Pengertian Perencanaan Strategis
Ada beberapa hal
penting dalam manajemen, hal-hal ini lah yang membangun suatu manajemen
organisasi berjalan sesuai fungsi dan pengaturan secara
efektif dalam mencapai tujuan pelaksanaan maka
diperlukan koordinasi dan perencanaan. Manajemen juga akan membentuk aspek pola
hubungan serta kepemimpinan. Dalam suatu organisasi manajemen yang baik sangat
diperlukan karena akan mewujudkan tujuan suatu organisasi tersebut.
Perencanaan merupakan
salah satu fungsi manajemen yang sangat penting, segala sesuatu yang akan
dilakukan harusnya berpodoman kepada perencanaan yang sudah ditetapkan. Untuk
mendapatkan hasil optimal maka perencana merupakan jembatan menuju keberhasilan
tersebut. Menurut Stuert dan Moran, 2002 perencanaan adalah inti dari seluruh
kegiatan manajemen karena efektifitas perencanaan tersebut direfleksikan pada
setiap bagian proses pengembangan sebuah organisasi. Sedangkan menurut David,
2009 merupakan suatu indikator manajemen yang baik. Sedangkan perencanaan
menurut Handoko, 2003 adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan
selanjutnya apa, kapan, bagaimana dan oleh siapa sekumpulan kiegiatan tersebut
harus dilakukan.
Dari beberapa
pengertian diatas dapat kita simpulkan bahwa perencana merupakan suatu landasan
pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi sehingga akhirnya
akan berdampak kepada keberhasilan.
3
|
Strategi berasal dari
bahasa Yunani yaitu “stategos” yang berasal dari kata “stratos” artinya militer
dan “ag” yang berarti memimpin. Strategi menurut The little Oxford Distionary,
1989 strategi merujuk kepada kata sifat. Pengertian strategi dalam kamus
baghasa Indonesia yaitu rencana yang cermat mengenai kegiatan untuk mencapai
sasaran khusus. Sedangkan srategi menurut yang dikutip Umar, 2001 dari
Stephanie K. Marrus yaitu suatu proses penentuan rencana para pemimpin puncak
yang berfokus pada tujuan jangka panjang organisasi disertai penyusunan suatu
cara atau upaya bagaimana agar tujuan tersebut dapat dicapai. Selain itu,
strategi adalah apa yang harus kita kerjakan sedangkan bagaimana cara
mengerjakannya disebut taktik, Agustinus (1996)
Dari beberapa
pengertian strategi ditas dapat kita ketahui bahwa yang dinamakan strategi
merupakan suatu susunan rencana untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam
organisasi strategi merupakan gabungan dari perencanaan-perencanaan yang sudah
disusun lalu dalam melaksanakannya membutuhkan taktik agar mencapai
keberhasilan. Strategi dapat berubah dalam jangka waktu tetentu hal ini
disebabkan oleh beberapa faktor-faktor atau masalah diluar kemampuan
organisasi sehingga tidak dapat dikendalikan, kenyataan strategi tersebut tidak
membawa ketidakpastian keberhasilan merupakan faktor terjadinya perubahan
strategi juga.
Menurut Siagian, 2007
beberapa hal yang perlu diperhatikan agar strategi diterapkan secara efektif,
yaitu:
1. Strategi
dirumuskan harus konsisten dengan situasi yang dihadapi organisasi artinya
setiap peluang yang diperkirakan akan timbul harus membawa manfaat dan
memperkecil dampak negatif berupa ancaman bagi organisasi.
2. Strategi
harus mempertimbangkan dan memperhitungkan kemempuan organisasi dalam
menyediakan sarana, prasarana dan dana untuk mengoperasionalkan strategi
tersebut.
3. Strategi
yang ditentukan harus dioperasionalkan secara teliti dan cermat karna tolak
ukur tentang tepat tidak tepatnya strategi tidak terlihat pada perumusan saja
tetapi pada watu pelaksanaanya juga.
Dari
pengertian perencanaan dan strategi diatas muncul definisi dari beberapa ahli
seperti yang dikemukan oleh Crum, 1995 bahwa perencanaan strategis adalah
proses perencanaan jangka panjang yang digunakan untuk mendefinisikan dan
menyatakan misi organisasi menentukan arah ke masa depan dan berdasarkan
kebutuhan pengguna. Selain itu Robert dan Rowley juga mendefinisikan
perencanaan strategi sebagai suatu kegiatan atau proses yang menyediakan sebuah
struktur dan kerangka yang sistematis untuk mempertimbangkan masa depan,
menilai peluang dan pilihan, kemudian memilih dan melaksanakan kegiatan yang
diperlukan untuk mencapai tujuan lain secara efisien dan efektif.
Dalam
penjelasan ringkasnya perencanaan strategis merupakan analisis rencana suatu
organisasi yang sudah disusun berdasarkan kebutuhan pengguna dimasa depan.
Perencanaan strategis ini diterapkan untuk mengavaluasi sistem sebelumnya agar
terjadi perubahan di masa depan yang baik untuk mencapai tujuan utama
organisasi tersebut.
Jika
dikaitkan dengan perpustakaan perencanaan strategis merupakan hasil dari proses
pemikiran yang memungkinkan organisasi perpustakaan dan pusat infoermasi untuk
mengatur usaha-usaha yang diperlukan untuk menjalanklan keputusan-keputusan dan
untuk mengukur keputusan supaya sesuai dengan harapan yang diinginkan melalui
umpan balik yang terorganisir dan sistematis serta berbagai penyesuaian.
Rencana strategis perpustakaan akan memanfaatkan kekuatan-kekuatan dari luar
dan dalam perpustakaan untuk peningkatan keualitas maupun kebutuhan pengguna.
Rencana strategis yang akan di susun oleh perpustakaan merupakan usaha untuk
memperbaiki atau menjadikan perpustakaan sesuai dengan tujuan awalnya.
Menentukan
wawasan kedepan yang didasarkan atas pertimbangan potensi, kendala, peluang,
dan ancaman menurut teori SWOT menutut perpustakaan lebih efektif dan efisien
dalam bertindak untuk masa ke depannya. Rencana strategi perpustakaan dibuat
dengan tujuan, sebagai berikut :
1. Mengarahkan kerja dan pelayanan perpustakaan
2. Meningkatkan kinerja perpustakaan agar lebih efektif
di masa akan datang
3. Memberikan pelayanan yang memuaskan untuk pengguna
4. Mengantisipasi tantangan dimasa kini dan di masa yang
akan datang
5. Memnfaat kan setiap peluang-peluang yang akan muncul
sekarang maupun di masa yang akan datang
6. Melaksanakan misi
7. Menuju visi
II.2 Proses
Perencanaan Strategis
Sebelum membuat
sesuatu pasti kita memalui beberapa proses terlebih dahulu begitu juga dengan
membuat rencana trategis. Proses-proses tersebutlah yang akan melahirkan tujuan
yang bermutu dari setiap organisasi.
Ada tiga proses
menyusun rencana strategis secara umum menurut Wahyudi (1996), yaitu
1. Pembuatan strategi (formulating); Merupakan
pengembangan misi dan tujuan jangka panjang, pengidentifikasian peluang dan
ancaman dari luar serta kekuatan dan kelemahan organisasi, pengembangan
alternatif-alternatif strategi dan penentuan strategi yang sesuai untuk
digunakan.
2. Penerapan strategi (implementing); Menentukan
sasaran-sasaran operasional tahunan, kebijakan organisasi/perusahaan,
memotivasi staf/ karyawan dan mengalokasikan sumber-sumber daya agar strategi
yang telah ditetapkan dapat diimplementasikan.
3. Evaluasi (evaluating); Merupakan usaha-usaha mengawasi
seluruh hasil dari pembuatan dan penerapan strategi, termasuk mengukur kinerja
staf/karyawan dan organisasi/perusahaan dan mengambil langkah-langkah
memperbaiki jika diperlukan.
Didunia perpustakaan
ada 6 tahapan proses perencanaan strategis menurut Bryson, 1999 dalam bukunya
yang berjudul Effective Library and Information Centre Management, yaitu :
1.
Pernyataan
visi dan misi; Pernyataan visi dan misi akan menentukan keinginan perpustakaan
di masa yang akan datang yang akan membedakan dengan layanan lain.
2.
Audit
situasi; Merupakan tahapan penilaian terhadap faktor lingkungan eksternal
maupun internal untuk mengevaluasi kinerja serta mengidentifikasi hasil yang
diinginkan dimasa depan, dan mengiuraikan pernyataan kebijakan dengan lebih
luas.
3.
Evaluasi kebutuhan; Mengidentifikasi layanan
yang ada dan diinginginkan di masa depan serta memperkirakan kebutuhan tersebut
dimasa depan.
4.
Tujuan; Mengembangkan tujuan dan menentukan
tujuan operasional berjalan sesuai dengan peluang dan tanatngan.
5.
Program-program; Menetapkan program dan
mengimplentasikan kedalam seluruh aktivitas dan tugas.
6.
Penilaian
program; Menilai dan mengevaluasi program kearah tujuan, jika diperlukan adayan
perevisian tujuan dan program tersebut.
Sedangakan menurut
Prytheres (1998) proses perencanaan strategis perpustakaan dilakukan dengan 7
tahap :
1. Menetapkan misi.
2. Menetapkan tujuan.
3. Memeriksa lingkungan eksternal dan lingkungan internal.
4. Melakukan analisis SWOT.
5. Mendiskusikan beberapa pilihan strategis.
6. Memilih strategi (berdasarkan misi, visi, tujuan serta
analisis eksternal dan lingkungan internal).
7. Mengimplentasikan.
Tahapan-tahapan
tersebut membantu perpustakaan untuk menentapkan sebuah rencana strategi,
sesuai dengan kemampuan serta keputusan yang dimbil oleh perpustakaan tersebut.
Jika digambarkan semua difinisi tahapan-tahapan perencanaan strategis diatas
walaupun beberapa pernyataan berbeda tapi dapat disimpulkan sebagai tahapan pertama yang dilakukan dalam
perencanaan strategi yaitu penyusunan visi, misi dan tujuan suatu oerganisasi.
Visi, misi serta tujuan inilah dasar pengambilan keputusan serta sebagai
pedoman untuk menyeimbangkan ke penilaian lingkungan. Penilaian lingkungan
secara eksternal dan internal dilakukan dengan analisis SWOT untuk menyimpulkan
kekuatan serta kelemahan, peluang serta ancaman yang terjadi. Tahapan tersebit
akan menghasilkan isu-isu strategis yang berkaitan dengan kinerja, layanan
serta kualitas pengembangan perpustakaan. Tahapan berikutnya melakukan
formulasi strategi atau pemilihan dan penyusunan strategi berdasarkan isu-isu
tadi yang telah di identifikasi dan akhirnya diterapkan diperpustakaan.
II.3 Rencana Anggaran Biaya Perpustakaan Madrasah
Tsaniyah Hidayatusshibyan
Madrasah Tsaniyah
Hidayatusshibyan terletak di jalan K. Subihan Rt 17/02 Desa Kesadikan. Sekolah
ini merupakan sekolah kejuruan yang memiliki beberapa jurusan. Perpustakaannnya
terletak wilayah gedung sekolah. Perpustakaan Madrasah Tsaniyah
Hidayatusshibyanmemiliki 1 orang kepala perpustakaan dan 2 staf yang membantu,
masing-masingnya bertugas dibagian sirkulasi dan dibagian teknismerangkap
dibagian IT dalam perpustakaan.
Visi dan misi
perpustakaan Madrasah Tsaniyah Hidayatusshibyanmasih merujuk pada visi dan misi
sekolah, yaitu :
1.
Menumbuhkan
Semangat keunggulan dan kompetitif secara intensif kepada seluruh warga Madrasah
Tsaniyah Hidayatusshibyan.
2.
Melaksanakan kegiatan belajar mengajar di
Madrasah Tsaniyah Hidayatusshibyan secara optimal yang berorientasi kepada
pencapaian kompetensi berstandar nasional dengan tetap mempertimbangkan potensi
yang dimiliki oleh peserta diklat.
3.
Menumbuhkembangkan penghayatan dan pengamalan
aqidah dan akhlatul karimah di Madrasah Tsaniyah Hidayatusshibyan.
4.
Mengembangkan dan mengintesifkan hubungan
antara Madrasah Tsaniyah Hidayatusshibyan dengan DU/DI dan instansi yang telah
memiliki reputasi nasional dan internasional sebagai perwujudan dari prinsip
“Deman Driven”.
5.
Menetapkan management mutu berbasis sekolah
yang melibatkan seluruh warga Madrasah Tsaniyah Hidayatusshibyan dan
stake holder.
Tujuan perpustakaan
Madrasah Tsaniyah Hidayatusshibyan menurut salah satu stafnya yaitu untuk
memberikan layanan guna mencerdaskan seluruh warga sekolah. Pengguna internal
perpustakaan Madrasah Tsaniyah Hidayatusshibyan terdiri dari siswa, guru dan
karyawan dalam sekolah.
Ada beberapa rencana
strategis yang akan dilakukan 1 tahun kedepan berdasarkan data yang didapat,
yang sebagai berikut penjabarannya :
1. Rencana strategi jangka pendek
a.
Ketertiban
perpustakaan : dilakukan setiap hari.
b.
Pelayanan
perpustakaan :dilakukan setiap hari.
c.
Memelihara
buku :dilakukan setiap hari.
d.
Mengiventaris
buku : dilakukan pada bulan Juli, Agustus dan Desember.
e.
Penyimpanan
buku:dilakukan setiap hari.
f.
Membagi
tugas staf perpustakaan : dilakukan pada bulan Juli dan Agustus.
g.
Menyusun
laporan perpustakaan : dilakukan pada bulan Juli dan Agustus
2. Rencana strategi jangka panjang :
a.
Program buku : merencanakan pengadaan buku dan
bahan perpustakaan untuk melengkapi buku dan bahan perpustakaan yang akan
dilakukan pada bulan Juli dan November.
b.
Perkembangan
Perpustakaan.
c.
Minat
baca anak; Adapun rencana strategi perpustakaan ini baru disusun pada bulan
Juli 2014 sesuai acuan rencana strategi sebelumnya, karena disebabkan adanya
kebijakan sekolah untuk meroling stafnya setiap tahunnya. Jadi staf
perpustakaannya tidaklah berlatar belakang ilmu perpustakaan dan tidak memiliki
pendidikan perpustakaan.
II.4 Pandangan terhadap Renstra perpustakaan Madrasah
Tsaniyah Hidayatusshibyan
Dari kunjungan
singkat yang saya lakukan saya sudah melihat beberapa aspek dari perpustakaan Madrasah
Tsaniyah Hidayatusshibyan, sebagai berikut :
1. Kekuatan Perpustakaan Madrasah Tsaniyah
Hidayatusshibyan
a.
Perpustakaan
menyimpan hasil karya ilmiah atau laporan akhir siswa.
b.
Koleksi
perpustakaan yang menyangkut bidang keislaman serta koleksi-koleksi ilmu
kejuruan.
c.
Memiliki
ruangan yang cukup luas dan memadai.
d.
Memiliki
ruang referensi terpisah.
e.
Tidak
hanya berisi buku tapi perpustakaan dibuat senyaman mungkin dengan menyediakan
beberapa permainan seperti monopili dan ular tangga.
f.
Memiliki alat untuk perwatan koleksi.
2. Kelemahan Perpustakaan Madrasah Tsaniyah
Hidayatusshibyan
a.
SDM
nya yang tidak memadai, kurangnya pengetahuan tentang ilmu perpustakaan yang
disebabkan oleh kebijakan sekolah yang meroling karyawannya.
b.
SDM
tidak dapat membedakan koleksi sirkulasi dan referensi jadi ruang referensi
masih belum digunakan sesuai fungsinya.
c.
Koleksinya masih kurang.
d.
Penempatan
staf yang belum sesuai kompetensi dan kebutuhan layanan.
e.
Pemeliharaan
dan perawatannya belum optimal.
f.
Perpustakaan
belum memiliki OPAC.
3. Peluang Perpustakaan Madrasah Tsaniyah Hidayatusshibyan
a.
Peningkatan
pengguna perpustakaan khususya siswa akan meningkatkan manfaat dari
peprustakaan.
b.
Internet
akan menjadi penarik untuk kunjungan diperpustakaan.
c.
Adanya
SDM yang berlatar belakang akan meningkatkan pemanfaatan perpustakaan.
d.
Koleksi
buku teks yang bersifat fiksi akan menari perhatian pengunjung.
4. Ancaman atau kendala Perpustakaan Madrasah Tsaniyah
Hidayatusshibyan
a.
Target
dalam pencapaian koleksi belum terealisasi.
b.
SDM
yang tidak berpendidikan ilmu perpustakaan masih proses belajar tentang ilmu
perpustakaan.
c.
Pengadaannya
masih terbatas.
d.
Anggaran
untuk perpustakaan sangat minim
BAB
III
PENUTUP
III.1 Kesimpulan
Berdasarkan paparan
bab diatas, kita dapat mengambil beberapa kesimpulan terhadap perpustakaan Madrasah
Tsaniyah Hidayatusshibyan:
1. Dapat dilihat bahwa banyaknya kelemahannya yang
dimiliki Perpustakaan Madrasah Tsaniyah Hidayatusshibyanakan menjadi
hambatan dalam rencana strateginya.
2. SDM yang baru terjun didunia perpustakaan merupakan
ancaman besar bagi Perpustakaan Madrasah Tsaniyah Hidayatusshibyan.
3. Beberapa peluang dapat direalisasikan Perpustakaan
Madrasah Tsaniyah Hidayatusshibyanuntuk masa yang akan datang sehingga tujuan
dari peprustakaan dapat tercapai.
4. Dalam rencana strategisya Perpustakaan Madrasah
Tsaniyah Hidayatusshibyanbelumlah berjalan dengan baik dapat dilihat dari
kelemahan-kelemahan yang ada.
5. Banyaknya kelemahan terutama dalam segi SDM, koleksi
dan pelayanan Perpustakaan Madrasah Tsaniyah Hidayatusshibyanharus mengatasinya
dengan melaksanakan rencana strategi yang dibuat dengan benar.
III.2 Saran
Berdasarkan
kesimpulan, penulis memiliki beberapa saran, yang dipaparkan sebagai berikut :
1.
Sekolah
seharusnya memberdayakan karyawan sesuai dengan keahlian dan latar belakang
pendidikannya, tidak seharusnya ada sistem rolling terutama untuk pustakawan.
2.
Perlunya
keikutsertaan para pengambil kebijakan dan rencana strategi perpustakaan.
3.
Perlunnya
evaluasi baik dalam koleksi, layanan, SDM maupun yang bersangkutan dengan
perpustakaan.
4.
Pustakawan
yang mendapat mandat untuk mengurus perpustakaan harus memahami pengantar ilmu
perpustakaan dahulu, menempatkan koleksi pada tempatnya dan selanjutnya menerapkan
renstra.
DAFTAR PUSTAKA
15
|
0 komentar