PERENCANAAN PENERAPAN AUTOMASI PERPUSTAKAAN

MAKALAH

PERENCANAAN PENERAPAN AUTOMASI

PERPUSTAKAAN

Oleh    :

SITI FARIDAH, S.Pd. I

............................................................................................................

...........................................................................................

2015

KATA PENGANTAR

Puji syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena telah melimpahkan rahmat, taufik dan hidayah-Nya, sehingga dapat menyelesaikan penulisan makalah ini, yang berjudul “Perencanaan Penerapan Automasi Perpustakaan”.

Dengan kemampuan yang ada penulis telah berusaha semaksimal mungkin agar makalah ini dapat tersusun dengan baik. Namun demikian penulis menyadari sepenuhnya, terselesaikannya makalah ini karena adanya bantuan, dukungan, kerjasama dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini.

Kami sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan serta pengetahuan. Kami juga menyadari sepenuhnya bahwa di dalam makalah ini terdapat kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, kami berharap adanya kritik, saran dan usulan demi perbaikan makalah yang telah kami buat di masa yang akan datang, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa saran yang membangun.

Semoga makalah sederhana ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya. Sekiranya makalah ini dapat berguna bagi kami sendiri maupun orang yang membacanya. Sebelumnya kami mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang kurang berkenan dan kami memohon kritik dan saran yang membangun demi perbaikan di masa depan.

Tegal, ..................................

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman
HALAMAN JUDUL.......................................................................................	i
KATA PENGANTAR.....................................................................................	ii
DAFTAR ISI...................................................................................................	iii

BAB I	PENDAHULUAN.........................................................................	1
	A. Latar Belakang Masalah...........................................................	1
	B. Rumusan Masalah.....................................................................	3
	C. Tujuan Penulisan...................................................................... D. Manfaat Penulisan....................................................................	3 3
BAB II	PEMBAHASAN............................................................................	4
	A. Perlunya Penerapan Sistem Automasi Perpustakaan................	4
	B. Hal-hal yang Harus Diperhatikan Dalam Perencanaan Penerapan Sistem Automasi Perpustakaan..............................	7
BAB III	PENUTUP.....................................................................................	12
	A. Simpulan...................................................................................	12
	B. Saran.........................................................................................	12

DAFTAR PUSTAKA......................................................................................

14

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

Dalam UUD 1945 alenia ke-4 dijelaskan, bahwa tujuan bangsa Indonesia adalah untuk mencerdaskan kehidupan bangsa. Tentunya hal tersebut sejalan dengan UU No. 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan yang menyatakan, bahwa perpustakaan berfungsi sebagai wahana pendidikan, penelitian, pelestarian informasi, dan rekreasi untuk meningkatkan kecerdasan dan keberdayaan bangsa. Demikian pentingnya eksistensi perpustakaan dalam meningkatkan kecerdasan masyarakat tanpa memandang status sosial, ekonomi, suku, agama, ras, maupun budaya. Sejalan dengan hal diatas hendaknya provider-provider jasa layanan informasi menyadari pentingnya informasi dalam rangka meningkatkan kualitas SDM ke arah yang lebih baik. Peran Perpustakaan sebagai penyedia informasi tentunya harus disadari oleh pustakawan. Dalam hal ini, perpustakaan tentunya membutuhkan bantuan teknologi guna mempermudah dan mempercepat kerja para pustakawan dalam berbagai aspek, seperti pengadaan, pengolahan, display, sirkulasi/ pelayanan serta perawatan bahan pustaka. Teknologi sangat berperan penting dalam perkembangan perpustakaan kearah yang lebih maju.

Demi kemajuan perpustakaan tersebut pustakawan sebagai tenaga pengelola perpustakaan harus memiliki kompetensi, attitude, skill dan knowledge yang baik serta professional dalam menjalankan tugasnya. Informasi yang demikian penting, harus terkelola dengan baik guna memudahkan pemustaka dan pustakawan dalam melakukan temu kembali bahan pustaka di perpustakaan. Perpustakaan sebagai sumber informasi, harus mampu beradaptasi dengan dinamika jaman agar tidak mengalami degradasi kualitas yang menyebabkan pemustaka beralih ke provider jasa informasi lainnya. Dalam hal ini tentu saja juga dibutuhkan manajemen yang baik guna mencapai apa yang menjadi visi dan misi perpustakaan. Menurut Terry Dalam Manullang (2004:8), ada beberapa fungsi dalam manajemen yang sangat penting untuk diperhatikan untuk mencapai hasil yang maksimal, seperti Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (pelaksanaan), dan controlling (pengawasan).

Perencanaan sebagai tahap awal kemudian diintegrasikan dengan pengorganisasian yang jelas, seperti pemberian tugas, wewenang dan tanggung jawab yang tepat, dalam artian menempatkan orang yang tepat pada posisi yang tepat (the right men on the right place) sesuai dengan skill dan kompetensi yang dimiliki. Apabila perencanaan dan pengorganisasian telah dirasa baik, dilanjutkan dengan pelaksanaan kegiatan yang cepat, dan akurat, serta kemudian harus dilakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan agar tingkat kesalahan dan peyimpangan yang terjadi dapat diminimalisir. Untuk saat ini, perpustakaan sudah berupaya untuk mengintegrasikan semua hal tersebut, termasuk menerapkan teknologi dalam pengelolaan informasi di perpustakaan. Teknologi tersebut dikenal sebagai automasi perpustakaan. Automasi perpustakaan berfungsi untuk memudahkan dan mempercepat kegiatan kerja di perpustakaan.

Lebih lanjut, sistem automasi perpustkaan atau Library Automation System adalah softwer yang beroperasi berdasarkan pangkalan data untuk mengautomasikan kegiatan perpustakaan. Pada umumnya softwer yang digunakan untuk automasi perpustakaan menggunakan model “relational database”. Database atau pangkalan data merupakan kumpulan dari suatu data. Dalam perpustakaan paling tidak ada dua pangkalan data yaitu data buku dan data pemustaka.disebut “relational database” karena dua pangkalan data tersebut akan saling dikaitkan apabila terjadi transaksi, misalnya pada saat terjadinya proses peminjaman dan pengembalian buku. Kebanyakan sistem automasi perpustakaan memisahkan fungsi softwer kedalam program tersendiri yang disebut dengan modul. Sedangkan modulnya terdiri dari modul pengadaan, katalogisasi, sirkulasi, serial, dan Online Public Access Catalog (OPAC). Sistem automasi perpustkaan di Indonesia pada umunya hanya mempunyai tiga modul yaitu katalogisasi sirkulasi dan OPAC dan ini merupakan modul minimal yang harus dimiliki oleh perpustakaan untuk kepentingan automasi. Modul-modul tersebut merupakan sIstem yang sudah terintegrasi sehingga istilah system automasi perpustakaan juga sering disebut dengan sistem perpustkaan terintegrasi (Integrated Library System).

B.     Rumusan Masalah

Berdasarkan pemaparan latar belakang diatas, maka rumusan masalah yang diperoleh adalah sebagai berikut.

1.      Mengapa automasi diperlukan dalam perpustkaan?

2.      Hal-hal apa saja yang harus diperhatikan dalam perencanaan penerapan sistem automasi perpustakaan?

C.    Tujuan Penulisan

Berdasarkan dari rumusan masalah yang telah diperoleh, adapun tujuan dari penulisan ini antara lain sebagai berikut.

1.       Untuk mengetahui alasan diperlukannya penerapan sistem automasi perpustakaan.

2.      Untuk mengetahui hal-hal apa saja yang harus diperhatikan dalam perencanaan penerapan sistem automasi perpustakaan.

D.    Manfaat Penulisan

Penulisan ini diharapkan dapat dijadikan sumber referensi dan dapat memberikan kontribusi yang positif terhadap perkembangan perpustakaan.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Perlunya Penerapan Sistem Automasi Perpustakaan

Penerapan Automasi di perpustakaan sebenarnya bertujuan untuk mempermudah, mempercepat, dan memaksimalkan kerja di perpustakaan. Ada beberapa jenis-jenis program automasi di perpustakaan, seperti Winisis, Athenaeum, Slims, dan lain-lain. Terkadang di kalangan masyarakat umum atau mungkin sebagian kecil akademisi memiliki persepsi yang salah terhadap automasi perpustakaan. Mereka menginterprestasikan bahwa antara automasi perpustakaan dengan perpustakaan digital itu sama, padahal sesungguhnya antara keduanya tersebut berbeda meskipun dari segi teknologi yang dipergunakan relatif sama.

Untuk lebih jelasnya akan dipaparkan sebagai berikut: Digital Library Federation (1995) mendifinisikan perpustakaan digital sebagai organisasi yang menyediakan berbagai sumberdaya, termasuk staf yang mampu melakukan pekerjaan menyeleksi, menata, menyediakan akses intelektual, menginterprestasikan, mendistribusikan, melestarikan keutuhan koleksi karya digital, termasuk memastikan ketersediaannya dari waktu kewaktu, agar bisa didapat dengan mudah dan murah oleh komunitas atau sekump ulan komunitas tertentu (Soelistyowati,2008:1). Sedangkan automasi perpustakaan Menurut Feather, penerapan automasi perpustakaan sebenarnya lebih tepat apabila disebut dengan teknologi informasi, yakni teknologi elektronik yang digunakan untuk pengumpulan, penyimpanan, pengolahan dan pemanfaatan informasi. Dalam hal ini tidak hanya terbatas pada pemanfaatan perangkat keras maupun perangkat lunak, tetapi juga tetap melibatkan unsur manusia (Lasa, 2007: 215).

Selanjutnya, mengapa automasi diperlukan dalam Perpustakaan?
Jika perpustakaan hanya memiliki ratusan judul buku dan puluhan peminjam barangkali automasi perpustkaan belum diperlukan. Namun apabila judul buku yang dimiliki oleh perpustkaan sudah mencapai ribuan bahkan puluhan ribu dan peminjaman sudah mencapai ratusan orang perhari maka automasi perpustakaan sudah sangat diperlukan. Automasi perpustakaan akan meringankan pekerjaan staff perpustakaan dan memudahkan pemustaka dalam memamfaatkan perpustakaan. Singkat kata automasi perpustakaan akan menjadikan pekerjaan dan layanan petrpuistakaan dapat diloaksanakan secara cepat, tepat dan akurat. Seperti sudah disebutkan diatas bahwa penerapan automasi perpustakaan di Indonesia pada umumnya hanya mempunyai tiga modul yaitu katalogisasi, sirkulasi, dan OPAC. Oleh karena itu untuk menjawab pertanyaan diatas tentang mengapa automasi diperlukan dalam perpustakaan? Maka uraian berikut ini akan menjelaskan jawaban dari pertanyaan diatas.

1.      Memudahkan dalam pembuatan catalog; Perpustakaan yang belum menerapkan automasi pada umumnya harus membuat kartu catalog agar pemustaka dapat menemukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan pengarang, judul, atau subjeknya dan menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan. Rangkaian kegiatan dalam membuat catalog secara manual banyak menghabiskan tenaga, waktu dan biaya. Penerapan computer akan dapat menghemat segalanya proses pembuatan catalog akan lebih mudah, penyajian buku bagi pemustaka juga akan lebih cepat dan pada giliran akan terjadi efisiensi.

2.      Memudahkan dalam layanan sirkulasi; Dengan computer pekejaan peminjaman buku dapat dilakukan dengan cepat dan mudah yaitu hanya dengan menyorot barcode kartu kemudian menyorot barcode buku selanjutnya memberikan cap tanggal pengembalian kemudian secara otomatis akan terjadi transaksi.

3.      Memudahkan dalam penelusuran melalui katalog; Automasi perpustakaan akan memudahkan pemustaka dalam menelusuri informasi khususnya catalog melalui OPAC, pemustaka dapat menelusur suatu judul buku secara bersamaan.

4.      Adanya tuntutan terhadap mutu layanan perpustakaan; Tuntutan para pemakai perpustakaan saat ini sangat beragam. Pemakai yang datang ke perpustakaan selain meminjam buku, mereka juga mencari layanan-layanan lain seperti layanan internet, layana audio visual, layanan multimedia dan lain-lain. Selain itu pemakai juga menginginkan layanan aktif perpustakaan berupa layanan penelusuran secara online dan layanan penelusuran CD ROM dan lain-lain.

5.      Adanya tuntutan terhadap efisiensi waktu; Sebelum adanya automasi perpustakaan, pemakai mungkin sudah puas dengan layanan penelusuran artikel bila artikel-artikel dapat ditemukan, sekalipun layanan tersebut memakan waktu sampai berminggu-minggu. Sekarang pemakai menuntut layanan yang cepat.

6.      Keragaman media informasi yang dikelola; Media informasi yang ada di perpustakaan saat ini tidak hanya terbatas kepada buku dan jurnal ilmiah saja. Informasi-informasi lain seperti multimedia, audio visual kini banyak dikoleksi oleh perpustakaan.

7.      Kebutuhan akan ketepatan layanan informasi; Selain kecepatan dalam memperoleh informasi, pemakai juga membutuhkan ketepatan informasi yang didapatkannya dari perpustakaan. Pertanyaan-pertanyaan tentang informasi secara spesifik harus bisa dijawab secara spesifik pula. Dengan bantuan teknologi komputer pertanyaan-pertanyaan ini bisa dijawab dengan cepat dan tepat. (Abdul Rahman Saleh, 1996:158-159).

B.     Hal-hal yang Harus Diperhatikan Dalam Perencanaan Penerapan Sistem Automasi Perpustakaan

Berkaitan dengan perencanaan penerapan sisterm automasi perpustakaan, ada beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, unsur-unsur atau syarat tersebut adalah:

1.      Pengguna (users)

Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Apa misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka ? Seberapa melek komputerkah mereka? Bagaimana sikap mereka ? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem automasi perpustakaan. Automasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota perpustakaan. Tujuan daripada sistem automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna.

Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer . Kebutuhan dapat dirincikan terlalu banyak atau terlalu sedikit dan kadang-kadang persepsi bisa juga keliru.

Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan.

2.      Perangkat Keras (Hardware)

Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya.

Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah sebuah alat dimana kemampuanya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan. Lebih lanjut, dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer.

3.      Perangkat lunak (Software)

Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).

Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Di perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS, WINISIS yang mudah didapat dan gratis freeware dari Unesco atau dari beberapa perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangakan sistem perpustakaannya sendiri seperti SIPUS 2000 di UGM, Sipisis di IPB. Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi pengembang software yang mengembangkan SIP dengan kemampuan yang tidak kalah sip. Sistem Informasi Perpustakaan ini difungsikan untuk pekerjaan operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan.

4.      Kriteria penilaian software

Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu sistem kerja yang berjalan, untuk menilia suatu software tentu saja banyak kriteria yang harus diperhatikan. Beberapa criteria untuk menilia software adalah sebagai berikut.

a.       Kegunaan : fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan.

b.      Ekonomis : biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan software sesuai dengan hasil yang didapatkan.

c.       Keandalan : mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan terus-menerus.

d.      Kapasitas : mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu kembali yang cepat.

e.       Sederhana : menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna

f.       Fleksibel : dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi serta maupun memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.

5.      Network / Jaringan

Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi. Komponen perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan telepon atau radio, modem. Adapun hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah:

a.       Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN).

b.      Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya.

c.       Protokol komunikasi yang digunakan.

d.      Menentukan staf yang bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan.

6.      Data

Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.

Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.

BAB III

PENUTUP

A.    Simpulan

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa penerapan automasi perpustakaan sangat bermamfaat baik pengelola perpustakaan/ pustakawan maupun pemustaka. Adapun mamfaatnya, yaitu:

1.      Mengatasi keterbatasan waktu.

2.      Mempermudah akses informasi.

3.      Dapat dimanfaatkan secara bersama.

4.      Mempercepat proses pengolahan peminjaman dan pengembalian.

5.      Memperingankan pekerjaan.

6.      Meningkatkan layanan.

7.      Menghemat biaya.

8.      Menumbuhkan rasa bangga.

Lebih lanjut, dalam perencanaannya hendaknya direncanakan secara matang dengan memperhatikan unsur-unsur yang terkait dalam sistem automasi perpustakaan.

B.     Saran

Adapun saran yang dapat disampaikan berkaitan dengan penerapan sistem automasi perpustakaan, antara lain sebagai berikut.

1.      Penerapan sistem automasi perpustakaan harus direncanakan dan dilaksanakan dengan maksimal.

2.      Dilakukannya upaya peningkatan SDM pustakawan yang masih kurang dalam memahami automasi perpustakaan dengan memberikan pelatihan singkat.

DAFTAR PUSTAKA

Ariyus, Dony & Andri K.R.. 2008. Komunikasi data. Yogyakarta: Andi

Indrakasih, Rohai Inah. 2011. Thesis Implementasi sistem automasi “senayan” (studi kasus di perpustakaan pusat IAIN Raden Intan Bandar Lampung). Jakarta:UI.

Lasa. HS. 2005. Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta : Gama Media
-----------. 2001. Leksikon Kepustakawanan Indonesia. Yogyakarta : Universitas Gadjah Mada.

Prosiding. 2008. Kumpulan makalah Konfrensi Perpustakaan Digital Indonesia (KPDI 1). Bali.

Undang-undang Republik Indonesia. 2006. Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. Majelis permusyawaratan indonesia.

Undang-undang Republik Indonesia. 2007. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI.

Saleh, Abdul Rahman et.al. 1996. CDS/ISIS Pedoman Pengelolaan Sistem Manajemen Basis Data. Jakarta : CV. Saraswati Utama
Sulistyo-Basuki. Periodesasi Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 1995.

http://duniaperpustakaan.com/implementasi-otomasi-perpustakaan-dengan-software-senayan/

http://library.um.ac.id/images/stories/pustakawan/kargto/Automasi%20Perpustakaan.pdf/

http://memans.wordpress.com/2009/01/25/pengantar-sistem-otomasi-perpustakaan/

http://pstp-unair.blogspot.com/2007/09/open-source-untuk-otomasi-perpustakaan.html